Format Buku Ekspedisi Intern Terdiri Atas

Posted on

Format Buku Ekspedisi Intern Terdiri Atas

Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.

Jenis Buku Agenda

Buku agenda ada 3 macam;

  1. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman.
  2. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
  3. Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.

Istilah Penting dalam Sistem Buku Agenda

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:

  1. Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis.
  2. Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor
  3. Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.
  4. Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan
  5. Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep surat
  6. Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan
  7. Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan
  8. Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut

SOP Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda

Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:

Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga. Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip, Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk, haik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering kali menerima surat.
Tugas penerima surat adalah:

  • Mengumpulkan setiap surat yang masuk,
  • meneliti ketepatan alamat
  • menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan sampai ada surat yang salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka surat itu harus diberikan kepada petugas di bagian tata usaha atau bagian administrasi.

Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.

Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.

Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.

Baca Juga:  Yang Bukan Dimaksud Dengan Kepengarangan Dalam Resensi Buku Ialah

Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.

Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada prang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika prang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap prang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada prang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di huku ekspedisi intern.
Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:

  • Buku ekspedisi intern adalah huku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
  • Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan.

Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.

Dhafi Quiz

Find Answers To Your Multiple Choice Questions (MCQ) Easily at cp.dhafi.link. with Accurate Answer. >>

Ini adalah Daftar Pilihan Jawaban yang Tersedia :

  1. Ekspedisi
  2. Agandaris
  3. Verbalis
  4. Arsiparis
  5. Taklik

Jawaban terbaik adalah
A. Ekspedisi.

Dilansir dari guru Pembuat kuis di seluruh dunia. Jawaban yang benar untuk Pertanyaan❝Mencatat surat –surat dalam buku ekspedisi internal dan eksternal adalah tugas dari …❞
AdalahA. Ekspedisi.
Saya Menyarankan Anda untuk membaca pertanyaan dan jawaban berikutnya, Yaitu Yang dimaksud dengan ekspedisi internal adalah … dengan jawaban yang sangat akurat.

Klik Untuk Melihat Jawaban

Kuis Dhafi Merupakan situs pendidikan pembelajaran online untuk memberikan bantuan dan wawasan kepada siswa yang sedang dalam tahap pembelajaran. mereka akan dapat dengan mudah menemukan jawaban atas pertanyaan di sekolah. Kami berusaha untuk menerbitkan kuis Ensiklopedia yang bermanfaat bagi siswa. Semua fasilitas di sini 100% Gratis untuk kamu. Semoga Situs Kami Bisa Bermanfaat Bagi kamu. Terima kasih telah berkunjung.

Lebih dari 20 juta+ gambar dan foto berkualitas yang telah dibagikan oleh komunitas kami yang berbakat.

Login Facebook Login Google

Sudah menjadi anggota? Silhakan login

Apa Itu Buku Ekspedisi?

Setiap instansi baik pemerintahan ataupun swasta wajib memiliki buku ekspedisi sebab akan menjadi arsip administrasi untuk instansi yang bersangkutan. Buku ekspedisi juga disebut sebagai Buku Pengantar Surat yang berguna untuk mencatat kiriman surat kepada pihak lain. Pelaksana pekerjaan ekspedisi ini disebut ekspeditur.

Biasanya surat ekspedisi dibawa oleh tukang pengantar undangan untuk acara tertentu sebagai bahan laporan bahwa surat sudah dikirim. Fomatnya dibuat menggunakan selembar kertas dan terdapat kolom nomor, nomor surat, perihal, nama penerima surat, juga tanggal dan tanda tangannya diterimanya. Jadi, apakah Anda yang bekerja sebagai administrator sudah melakukannya?

Kegunaan Buku Ekspedisi

Untuk Menjamin Keselamatan Surat-surat yang Dikirimkan ke Kantor yang Dituju

Surat merupakan tulisan berisi pernyataan dari si penulis dengan tujuan untuk menyampaikan suatu informasi kepada si penerima. Dalam organisasi, surat menjadi alat komunikasi administrasi antar sesama pegawai baik intern atau pun dengan pihak luar. Adanya buku ekspedisi untuk mencatat pengiriman surat pada pihak lain atau si penerima.

Hal tersebut menjadikan buku ekspedisi memiliki bukti pengiriman surat atau bisa juga disebut arsip administratif. Sehingga buku ekspedisi dapat berguna untuk menjamin keselamatan surat-surat yang dikirimkan ke kantor yang dituju. Juga menjadi arsip atau bukti pengiriman surat.

Baca Juga:  Pihak Tertuju Dari Buku Adalah Jendela Ilmu Pengetahuan

Tanda Bukti

Pencatatan administratif sangat penting untuk dilakukan sebab menjadikan surat-surat yang masuk ataupun keluar dapat terorganisir dengan baik. Sehingga dapat diketahui ada berapa jumlah surat yang masuk atau keluar setiap hari, minggu, bulan atau tahun. Selain itu adanya pencatatan juga memudahkan peyimpanan surat dan memudahkan untuk menemukannya.

Dalam penanganan dan pendistribusian surat, dibutuhkan buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar. Buku agenda masuk diperlukan untuk mencatat data surat masuk yang diterima perusahaan. Sedangkan buku agenda keluar diperlukan untuk mencatat data surat keluar yang dikirimkan oleh perusahaan keluar instansi atau juga dikirim ke lingkungan intern.

Untuk Menghormati Penerima Surat

Seiring perkembangan zaman dengan kecanggihan teknologinya, surat masih memiliki peranan yang cukup penting baik bersifat secara pribadi, swasta ataup un dinas. Surat dapat menyampaikan informasi secara langsung kepada pihak lain. Sehingga tanpa harus bertemu langsung atau berkomunikasi dengan telepon jarak jauh, surat mampu mewakili diri sendiri atau instansi untuk menyampaikan informasi secara jelas.

Surat dianggap sebagai alat komunikasi yang sah dan juga formal. Sebab dibubuhkan tanda tangan di dalamnya. Seorang direktur yang setiap harinya sibuk dengan pekerjaan, bisa menggunakan surat yang sudah ditandatanganinya ketika akan mengundang pertemuan dengan pihak lain.

Format Buku Ekspedisi

Buku Ekspedisi Intern

Ada beberapa jenis surat yang ada dalam suatu organisasi berdasarkan jangkauannya. Salah satunya yaitu buku ekspedisi intern. Buku ekspedisi intern merupakan buku bukti pengiriman surat yang ditujukan pada pihak di dalam instansi. Atau surat yang disampaikan antar unit dalam sebuah instansi.

Misalnya saja ketika sebuah instansi mengadakan rapat intern, maka pemimpin mengirimkan surat kepada para kepala bagian dalam kantor. Si penerima surat tentunya harus membubuhkan tanda tangan pada buku sebagai bukti penerimaan undangan.

Buku Ekspedisi Ekstern

Jenis buku ekspedisi yang lainnya yaitu buku ekspedisi ekstern. Buku jenis ini berguna sebagai buku bukti pengiriman surat yang ditujukan kepada pihak luar instansi. Biasanya surat dikirim melalui kantor pos. Buku ekspedisi menjadi buku catatan untuk menunjukkan buku pengiriman surat keluar. Apabila surat disampaikan secara langsung pada pihak yang dituju, maka si penerima surat wajib tanda tangan pada buku tersebut sebagai bukti penerimaan surat. Apabila disampaikan melalui tukang pos, maka petugas pos wajib membubuhkan tanda tangan di buku tersebut yang menyatakan bahwa surat sudah diterima dengan baik dan dikirim ke alamat yang dituju.

Untuk mengetahui lajur pada buku ekspedisi yaitu sebagai berikut: nomor, urut tanggal, kirim, tanggal, nomor surat, dikirim kepada paraf, dan penerima.

9 Daftar Penerbit Buku Ekspedisi yang Bisa Kamu Beli

Kiky

KIKY CREATIVE PRODUCT. INC (PT. SOLO MURNI) merupakan salah satu perusahaan produksi alat-alat tulis di Indonesia, tak terkecuali buku tulis. Merek buku tulis Kiky bisa dikatakan menjadi merek buku yang banyak dipilih oleh anak-anak terutama anak perempuan, sebab memiliki cover buku yang menarik. Setiap lembarnya memiliki gambar dan warna yang berbeda yang sesuai dengan gambar di cover-nya. Dengan tema ceria dan berwarna, kualitas kertas buku tulis Kiky juga baik. Apalagi anak sekolah seringkali lebih memilih gambar di cover ketimbang fungsi dari buku tulis itu sendiri.

Kiky juga memproduksi buku ekspedisi dengan kualitas baik. Harga buku Kiky Hard Cover Ekspedisi dijual Rp 11.900 di Monotaro. Isinya per unit ada seratus lembar.

Ria

Ria merupakan salah satu merek ATK yang banyak diminati oleh orang dewasa dan juga anak-anak. Buku ekpedisi RIA berguna untuk mencatat surat masuk dan surat keluar yang telah diterima. Tampilannya yang colorful dengan sentuhan gambar yang lucu dan menarik menjadi daya tarik buku ekspedisi yang satu ini.

Untuk anak-anak, tentunya buku ini menarik hatinya dan bisa membuat semangat belajarnya naik. Untuk mendapatkannya, Anda bisa membeli secara online di Bukalapak degan harga Rp 7.400 dengan isi 100 lembar per unit. Buku ekspedisi Ria memiliki ukuran 30.5x10x1 cm.

Baca Juga:  Manfaat Minyak but but Hpai Untuk Wajah

Bintang Obor

Buku ekspedisi yang juga banyak diminati oleh konsumen yaitu Bintang Obor. Buku tulis dengan kualitas yang baik dan memiliki harga terjangkau menjadikannya sebagai pilihan pribadi atau pun bisnis. Bukunya berukuran setengah folio dengan hard cover dan kualitas kertas yang baik.

Biasanya buku ekspedisi Bintang obor digunakan untuk keperluan akutansi. Per unitnya memiliki ketebalan 100 lebar. Anda bisa membelinya di Tokopedia dengan harga Rp 9.000.

Mirage

Buku ekspedisi dari Mirage memiliki motif yang etnik. Menggunakan motif batik, buku ekspedisi Mirage banyak disukai konsumen. Buku ekspedisi berguna untuk keperluan pencatatan administrasi surat yang baik. Buku ini berguna untuk menyusun dan mencatat informasi tanda terima surat.

Buku Mirage memiliki isi seratus lembar per unitnya. Dengan ukuran panjang 32 cm dan lebar 10 cm. Untuk mendapatkannya, buku ekspedisi dijual seharga Rp 9.000 di Tokopedia.

Damai Ekspedisi

Buku ekspedisi membantu pencatatan surat dengan efisien. Surat yang masuk diberi nomer agenda, tanggal surat masuk, kode masalah juga dicatat pada buku ekspedisi. Salah satu buku ekspedisi yang banyak diminati yaitu Buku ekspedisi Damai.

Buku ekspedisi memiliki harga terjangkau dan punya kualitas yang baik. Anda bisa mendapatkan buku ekspedisi Damai di toko perlengkapan alat tulis dengan harga Rp 13.000. Per unitnya berisi 200 halaman.

Gelatik

Prosedur surat menyurat penting untuk dilakukan agar administrasi tertata dengan baik. Buku ekspedisi yang bagus untuk pengolahan surat masuk dan keluar contohnya buku ekspedisi merek Gelatik. Merek Gelatik dikenal sebagai salah satu merek ATK yang juga memproduksi buku tulis kelas menengah.

Kualitasnya memang cukup baik dengan kertas yang halus dan tekstur warna putih bersih. Harganya Rp 9500 di Tokopedia. Isi per unit 100 lembar.

Kuramas

Jika Anda sedang membutuhkan buku untuk pencatatan surat masuk dan keluar, maka buku ekspedisi Kuramas bisa menjadi pilihan tepat untuk Anda. Pencatatan tersebut penting dilakukan agar penyimpanan surat mudah ditemukan. Buku Kuramas memiliki kualitas kertas yang baik dan berwarna putih bersih.

Anda bisa mendapatkan buku ekspedisi Kuramas seharga Rp 7000 di Tokopedia. Dengan harga yang terjangkau isinya sebanyak 100 lembar. Buku Kuramas juga bisa diguanakan untuk kegiatan kantor lainnya.

Paperline

Tjiwi Kimia merupakan pabrik kertas yang berdiri pada tanggal 2 Oktober 1972. Produk kertas Tjiwi Kimia memiliki kualitas yang baik dan banyak diminati konsumen. Salah satunya paperline Buku Hard Cover Ekspedisi.

Buku ini berguna untuk mencatat identitas surat, tujuan surat, juga tanda tangan penerima beserta tanggalnya. Anda bisa mendapatkan buku ini di Monotaro dengan harga Rp 33.900. Isinya 100 lembar dimana 1 pak berisi 5 buah. Ukuran bukunya 32.10 cm x 21 cm x 21 cm.

Garda

Buku ekspedisi penting dimiliki oleh sebuah instansi atau organisasi untuk mencatat surat masuk dan keluar. Pencatatan tersebut untuk memudahkan penyimpanan dan bukti surat masuk dan keluar. Salah satu buku ekspedisi yang bisa Anda pilih yaitu buku Ekspedisi Garda.

Buku ekspedisi sangat membantu untuk Anda mencatat surat-surat yang masuk dan keluar. Harganya Rp 11.000 per unit di Tokopedia. Isinya 100 lembar per buku.

Format Buku Ekspedisi Intern Terdiri Atas

Sumber: https://hasilcopa.com/mencatat-surat-surat-dalam-buku-ekspedisi-internal-dan-eksternal-adalah-tugas-dari